Unser Telefonservice
für die fysico GmbH:
professionell und individuell

Der Telefonservice in Praxen und Kliniken ist ein existenzieller Bestandteil eines guten Patientenmanagements. Sind Praxen und Kliniken gut erreichbar, steigern sie das Vertrauen und die Zufriedenheit ihrer Patienten. Mithilfe von kompetenten Ansprechpartnern wie unseren virtuellen Büroassistenten erreichen die medizinischen Einrichtungen zudem, dass Anrufer aussagekräftige Antworten auf Terminanfragen oder weitere Anliegen erhalten. In Zeiten, in denen wir aufgrund digitaler Kommunikationstools und einem globalisierten Umfeld stetig erreichbar sind, ist ein professioneller Telefondienst somit kein spezielles Add-on mehr, sondern eine standardisierte Dienstleistung, die wir für unsere Kunden aus dem Gesundheitssektor gerne koordinieren und optimieren.

Folgende Tätigkeiten werden durch unseren Remote Telefonservice für Praxen und Kliniken abgedeckt:

• Anrufannahme: Unser Telefonsekretariat nimmt die Anrufe Ihrer Patienten entgegen und überzeugt dabei mit einem freundlichen Umgangston, kompetenten sowie verbindlichen Antworten und einer effizienten Anrufabwicklung. Eine professionelle und lösungsorientierte Kommunikation wie die unsere gehört zu den Grundlagen eines exzellenten Telefonservices.
• Terminvergabe / Terminkoordination: Unsere Telefonistinnen und Telefonisten übernehmen die telefonische Terminvergabe und bedienen dabei die Schnittstelle zwischen Ihrer Praxissoftware und unserem DSGVO-sicheren System. Sie profitieren von intelligenten und vollautomatischen Funktionen sowie einer smarten Terminkoordination.
• Dokumentation: Zu unseren Leistungen im Rahmen unserer Remote Bürodienstleistungen wie dem Telefondienst zählt die DSGVO-konforme und gründliche Dokumentation wichtiger Informationen wie Patientendaten, Terminanfragen oder Rückfragen.
• Recall-System: Mit der automatischen Erinnerung an Termine sorgen wir für geringere Ausfallquoten, stärken zudem aber auch die Bindung zu Ihren Patienten. Die Koordination der Recall-Nachrichten übernehmen ebenfalls unsere Telefonistinnen und Telefonisten für Sie.

Wir alle kennen die Problematik: Wir rufen in einer Arzt- oder Physiotherapiepraxis an, es klingelt eine Weile in der Leitung, dann, endlich, nimmt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Anruf entgegen – und bittet um ein wenig Geduld. Wir landen in der Warteschleife. Dabei möchten wir meist einfach nur einen Termin vereinbaren oder haben eine Frage zu einem bereits vereinbarten Termin. „Einfach nur“ einen Termin zu vereinbaren, ist in Zeiten des akuten Fachkräftemangels jedoch alles andere als einfach. Die Lösung? Der flexible Remote Telefonservice von medinary!

So auch im Falle der fysico GmbH. Das Krefelder Unternehmen betreibt modernste Therapiezentren, in denen physiotherapeutische, logopädische und ergotherapeutische Leistungen sowie Zusatzangebote wie physiotherapeutische Hausbesuche, Personaltraining oder Online-Krankengymnastik angeboten werden. An insgesamt drei Standorten in Krefeld und Tönisvorst sorgt ein kompetentes Team mit moderner Therapie und Training für körperliches Wohlbefinden. Um das Fachpersonal zu entlasten, hat fysico sich mit einer umfangreichen Anfrage an uns gewandt: Das Unternehmen wollte einen Teil seines Büroservices dezentral ausgliedern, ohne dabei an Qualität und Authentizität einzubüßen. Genauer: Damit sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von fysico voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, sollte ein professioneller Dienstleister das Telefonsekretariat übernehmen. Ein Aufgabenbereich, der hervorragend zu unserem Leistungsportfolio passt – und seither erfolgreich von unseren Telefonistinnen und Telefonisten betreut wird.

Unser Remote Telefonservice für Ärzte, Praxen und Kliniken zeichnet sich durch einen hohen Grad an Flexibilität aus – und ist gleichzeitig so individuell und passgenau wie nur möglich. Für unseren Kunden fysico GmbH haben wir aus diesem Grund ein Leistungspaket ausgearbeitet, welches dem Leitsatz des Unternehmens entspricht: „Wir gehen auf ihre Bedürfnisse ein von Mensch zu Mensch.“ Ein Qualitätsversprechen, zu welchem wir gerne unseren Teil beitragen.

Folglich steckt hinter unserer Full-Service-Bürodienstleistung keine Software, sondern eine geschulte virtuelle Assistenz, welche Anrufe persönlich entgegennimmt und sich professionell mit den Anliegen und Anfragen der Anrufer auseinandersetzt. Ganz gleich, ob eine Patientin einen Termin vereinbaren möchte, ein Patient eine Rückfrage hat oder ob es um die Kommunikation mit der Krankenkasse geht – unsere virtuellen Büroassistenten im Telefonservice wissen, was zu tun ist oder wen sie kontaktieren müssen, um den Patienten stets eine zufriedenstellende Antwort geben zu können. Zusätzlich arbeiten wir mit ausführlichen von unseren Kunden ausgefüllten FAQs und Fragenkatalogen, die unsere Telefonistinnen und Telefonisten im Telefondienst als Wissensgrundlage und Briefing nutzen. So können wir einen individuellen Umgang mit branchenspezifischen Anfragen, wie im Falle der fysico GmbH beispielsweise grundlegende Informationen zu bestimmten Therapieleistungen, garantieren.

Des Weiteren arbeiten wir streng nach EU-DSGVO-Richtlinien und führen Rückrufe und Terminvereinbarungen, im Rahmen derer wir auf sensible Patientendaten zugreifen, datenschutzkonform und stets diskret durch.

Nehmen Kunden wie die fysico GmbH unsere Remote Bürodienstleistungen, in diesem Fall den Telefondienst, in Anspruch, liegt der größte Vorteil klar auf der Hand: Sie steigern ihre Erreichbarkeit. Weitere, nicht minder wertvolle Vorteile sind:

1. Sie sparen Zeit: Unsere virtuellen Assistenten arbeiten sich gründlich und professionell in Ihre Praxis- oder Klinikstrukturen sowie -prozesse ein, machen sich mit Ihrem Patientenstamm vertraut und ermöglichen es Ihnen somit, sich voll und ganz auf die Behandlung Ihrer Patienten zu konzentrieren.
2. Sie sparen Kosten: Buchen Sie unsere Remote Assistenten für Ihren Telefonservice bedarfsgerecht und sparen Sie Kosten für die Suche, die Einarbeitung und die Entlohnung festangestellter Arbeitskräfte.
3. Sie setzen Ressourcen gezielter ein: Während Ihr Telefonsekretariat professionell von uns besetzt ist, können sich Ihre medizinischen Fachangestellten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Somit setzen Sie Ihre Ressourcen effektiver und patientenorientierter ein.
4. Sie gewinnen an Flexibilität: Sie können unseren Remote Telefonservice kurz- oder langfristig buchen und sichern Sie somit die Möglichkeit, schnell und flexibel auf krankheitsbedingte Personalausfälle, offene Positionen oder personelle Engpässe zu reagieren.

Unsere Spezialisierung im Bereich Full-Service-Bürodienstleistungen für Ärzte, Praxen und Kliniken zeichnet sich durch Gründlichkeit und Professionalität aus. Werte, die sich bewähren – mit unserem Kunde fysico Gmb verbindet uns eine vertrauensvolle und erfolgreiche Partnerschaft, auf die wir auch in Zukunft gerne weiter aufbauen.